ビジネス文書

新人研修でビジネス文書の基本的なルールを覚える理由について説明します。

ビジネス文書の基本ルールとは？

学生時代は教授にメールを送るくらいだったとしても、日常的にビジネスに合ったメールや報告書の書き方を覚えなければいけません。

報告書を提出させる度に注意して修正させなければならなくなる前に、新入社員には一気に基礎から叩き込んでおくことが、滞りなく業務を進めていくうえで重要です。

ここで少しビジネス文書の基本的なルールに触れたいと思います。

ビジネス文書の基礎知識

ビジネス文書には、依頼状・請求書・注文書などといった日常的に使用する社外文書もあれば、詫び状や督促状といった例外的なものもありますし、お祝い状やお礼状といった社交文書もあります。

こういった社外文書は礼儀を重んじる文書ですので、時候の挨拶を入れつつ、正確で簡潔、かつ分かりやすさが求められます。

一方、指示書や通達文、稟議書などといった社内文書は簡潔と分かりやすさが大切です。

文書の頭には件名をつけたうえで、1つの文書につき、要件は1件にしましょう。また、数字はアラビア数字を使用するのが基本です。

読みやすい文書にするためにも、段落で分ける、箇条書きにする、改行や余白を利用するなど、工夫が必要です。

当然、全てを書いたあとは校正を行い、間違いのないようにしましょう。 

ビジネス文書は多種多様

ビジネス文書には様々なルールがあります。社外宛てのものか社内宛てのものかでも随分異なりますし、社外宛てとなると、挨拶文などにも非常に気を遣います。

なぜなら、書き方ひとつで、相手に失礼な対応となるからです。もちろん、内容に間違いがないことは大前提ですが、書き方のマナーも重く受け止めなくてはいけません。

もちろん、ビジネス文書の書き方には企業によってルールがあるのも事実ですが、最低限社会人として基本的なルールは知っておいてほしいものです。

そこで、おすすめなのが、外部研修によるプロの指導です。同じ研修を受けることで、新入社員の中でも統一できますし、同じレベルまで引き上げてくれます。

知っておいて損はないマナーですので、新入社員には必要なプログラムと言えます。