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ビジネス文書

新人研修でビジネス文書の基本的なルールを覚える理由について説明します。

ビジネス文書の基本ルールとは?

学生時代は教授にメールを送るくらいだったとしても、日常的にビジネスに合ったメールや報告書の書き方を覚えなければいけません。

報告書を提出させる度に注意して修正させなければならなくなる前に、新入社員には一気に基礎から叩き込んでおくことが、滞りなく業務を進めていくうえで重要です。

ここで少しビジネス文書の基本的なルールに触れたいと思います。

ビジネス文書の基礎知識

ビジネス文書には、依頼状・請求書・注文書などといった日常的に使用する社外文書もあれば、詫び状や督促状といった例外的なものもありますし、お祝い状やお礼状といった社交文書もあります。

こういった社外文書は礼儀を重んじる文書ですので、時候の挨拶を入れつつ、正確で簡潔、かつ分かりやすさが求められます。

一方、指示書や通達文、稟議書などといった社内文書は簡潔と分かりやすさが大切です。

文書の頭には件名をつけたうえで、1つの文書につき、要件は1件にしましょう。また、数字はアラビア数字を使用するのが基本です。

読みやすい文書にするためにも、段落で分ける、箇条書きにする、改行や余白を利用するなど、工夫が必要です。

当然、全てを書いたあとは校正を行い、間違いのないようにしましょう。

ビジネス文書は多種多様

ビジネス文書には様々なルールがあります。社外宛てのものか社内宛てのものかでも随分異なりますし、社外宛てとなると、挨拶文などにも非常に気を遣います。

なぜなら、書き方ひとつで、相手に失礼な対応となるからです。もちろん、内容に間違いがないことは大前提ですが、書き方のマナーも重く受け止めなくてはいけません。

もちろん、ビジネス文書の書き方には企業によってルールがあるのも事実ですが、最低限社会人として基本的なルールは知っておいてほしいものです。

そこで、おすすめなのが、外部研修によるプロの指導です。同じ研修を受けることで、新入社員の中でも統一できますし、同じレベルまで引き上げてくれます。

知っておいて損はないマナーですので、新入社員には必要なプログラムと言えます。

研修期間中は報告書の作成が必要

企業に入社した際は新人研修を受け、社員として働く際に必要な知識やノウハウを学ぶ必要があります。そして研修が終わった後は研修報告書を作成し、提出しなければなりません。

しかし、初めて社会人として働く方の中には、どうやって報告書を作成すれば良いかわからない方が大勢います。ここでは報告書の作成手順と、報告書に記載すべき項目などをご紹介します。

初めて報告書を作成する方や、報告書がうまく作れない方に役立つ情報が満載です。報告書を作るのが苦手な方は、しっかり内容を理解しておきましょう。

研修報告書で記載する必要がある基本項目

研修報告書を作成する際は記載されている項目に沿って文章を書き、結果や結論を伝えるのが一般的です。

しかし、企業によっては個人で報告書に項目を記入し、そこから文章を作成しなければならない場合もあります。

報告書で最初に書かなければならないのは、報告書を作成した日時。日時が記載されていないと、報告書がいつ作られたのかわからなくなる可能性があります。作成日時は必ず記載しましょう。

次に記入するのは研修を実施した場所です。研修にかかった時間なども細かく記入しておけば、報告書の内容をよりわかりやすくすることができます。また場所を記載する際は、参加者の数や自分の名前も忘れずに記入しておきましょう。

研修を実施してくれた方の名前なども記載します。その後は、研修の内容やタイトルを詳しく書いていきましょう。

研修内容がきちんと記載されていないと、「研修を真剣に受けていないのでは?」ではないかと閲覧者に不信感を持たれてしまいます。

また、研修の内容を記載する際は行ったことだけでなく、室内の雰囲気や研修後の感想などもしっかり記入しておくことがとても大切です。

作成時は文字数の多さに注意

報告書を作成していると内容を細かく書きすぎてしまい、書類の数が多くなってしまうことが多いです。

なるべく簡単に内容が理解できるよう、研修報告書の長さはA4用紙一枚に収まる程度に設定しましょう。

文章を構成する際は結果や結論を最初に書き、その後に結果が出るまでの経緯や理由を記載するのが最適です。

膨大な量の報告書を作成してしまうと閲覧者の方が読むのに飽きてしまい、きちんと内容を理解してくれなくなる可能性が高いです。

報告書の記入例をご紹介

報告書記入例

引用:ビジネス文書の書き方-セミナー受講報告(1)

報告書の質を高くするためのポイント

作成方法さえわかれば、報告書を作成することは非常に簡単です。しかし作成時にポイントを押さえておけば、報告書の内容をよりわかりやすくすることができます。

内容がわかりやすくなれば上司や担当者から好印象が得られ、今後のビジネスをより楽しく進めることができます。

会社内での評価は昇進にも大きな影響を与えるので、報告書を作る際は高品質な報告書を作れるよう努力しましょう。

ここからは質の良い報告書を書くことができるポイントを一つ一つ説明していきます。

起承転結の流れをよく考える

作文や感想文などは文章の美しさや展開の広がりを活用し、閲覧者が読んで内容を楽しめる文章を作る必要があります。

しかし、報告書やレポートは明確かつわかりやすい言葉を使い、研修の結果を伝えなければいけません。

そのため研修報告書を作成する際は起承転結を事前によく考え、順序良く研修の結果を説明できるように対処しましょう。

きちんと話の流れが理解できる文章を作っておけば、担当者の方に研修の結果や内容を的確に伝えることができます。

文章の引用はなるべく使わない

報告書を書く方の多くはネット上の記事や論文から文章を引用していますが、こういった対処は記事の質を下げる原因になります。

人の論文や記事から拝借した文章で報告書を作ると、結果や結論をうまく説明することができません。

自分の伝えたいことをしっかり説明できるよう、報告書を書く際は文章の引用をなるべく行わないように対処するのが適切です。

特に文章の丸写しは評価を大幅に悪化させてしまうため、絶対に行わないよう注意しましょう。

書式設定は統一しておく

研修報告書を記入する際は、最初に書式を統一しておく必要があります。最初から文章の書式を統一しておくと、文章の考案をスムーズに進めることが可能です。

しかし、会社から書式が指定されている場合は、文章を全て指定された書式へと変更しておかなければいけません。

文章の書式がバラバラだと読みにくくなる上に、意思疎通が行えていないとして評価が下がってしまいます。

文章の流れも理解しづらくなってしまうので、会社から書式が指定されている場合は勝手に変更を行わないように注意しましょう。

読みやすい長さで文章作成する

一般的に読みやすい文章の長さは三行程と言われており、これ以上長くなってしまうと閲覧者に読みづらさを感じさせてしまいます。

そのため報告書を作成する際は、一文の長さは最大でも三行までに抑えるようにしましょう。

文章をなるべく短めにするには、「だから」や「そのため」などの接続詞をうまく活用するのが適切です。

文章が三行以上になる場合は一度区切り、接続詞で話を繋げるとうまく話をまとめられます。

箇条書きをうまく活用する

報告書を作成する際に箇条書きを活用する方はあまりいませんが、文章が長くなる場合は思い切って箇条書きで研修内容を説明しましょう。

箇条書きで説明した後にきちんと流れを説明しておけば、誰もが簡単に理解できる報告書を作り上げることができます。

ただ箇条書きで文章を書くだけでは内容が伝わりにくいため、箇条書きを活用する場合は必ず説明文を入れなければいけません。

説明文が入っていないと報告書を作り直すことになる上、担当者からの評価も悪くなってしまいます。

段落ごとに文章を分ける

どうしても文章が長くなってしまう場合は、文章を「結果」「詳細」「感想」に分け、文章を細かく段落分けした後に箇条書きで説明を行うのが最適です。

こうしておけば文章の長さが短くなるだけでなく、報告書の読みやすさも大幅にアップできるでしょう。

矢印などで文章の流れを細かく伝えておけば、順序よく研修の内容を説明することが可能です。説明文を入れないまま提出してしまうと、メモ帳の1ページみたいな報告書を提出することになってしまいます。

内容が非常にわかりづらくなってしまうため、報告書を作り直すことになる可能性が高いです。

最も重要なのは読み手を意識すること

報告書を作成する際に最も重要となるのは、閲覧者のことを考えて最適な文章を考えることです。

せっかく読みやすい報告書を作成しても、報告書を読む方と文章の構成が相違していると違和感や読みづらさを感じさせてしまいます。

そのため、報告書を作成する際は、報告書を読んでくれる上司や担当者のことを考えましょう。

明確にわかりやすく内容を伝えられるように、文章構成や書式を考えるのが適切です。

これから研修報告書を書く方は構成などを考える前に、誰に宛ててこの報告書を作成するのかをよく考えてみましょう。

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